manajemen ( planning )

PERENCANAAN/PLANNING

A.    PENDAHULUAN

B.     SYARAT PERENCANAAN

C.     PROSES PERENCANAAN

D.    JENIS PERENCANAAN

E.     HAMBATAN PERENCANAAN

F.     PERENCANAAN STRATEGIS

A.    PENDAHULUAN

1. DEFINISI PERENCANAAN

 2. KARAKTERISTIK PERENCANAAN

3. PEMBUAT PERENCANAAN

4. TUJUAN DAN ALASAN DASAR PERENCANAAN

5. MANFAAT PERENCANAAN

6. UNSUR PERENCANAAN

7. HUBUNGAN PERENCANAAN DGN FUNGSI LAIN

8. KELEMAHAN PERENCANAAN

                                                 

1.  DEFINISI DAN PENGERTIAN PERENCANAAN

George R Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta- fakta dan membuat serta mengargumenkan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal menggambarkan/ menvisualisasi serta menuliskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan .

Garth N. Jone

Planning is the procces of selecting and developing the best course to accomplish and objective : perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang paling baik/ menguntungkan untuk mencapai tujuan ( Perencanaan sebagai proses.)

Mc. Farland

Planning is the function where by executive anticipate the probable effect of forces that will change the activities and objective of their bussines : perencanaan adalah fungsi yang pimpinannya berkemungkinan menggunakan pengaruh dan kewenangannya yang dapat mengu bah kegiatan dan tujuan organisasi  ( Perencanaan sebagai fungsi manajemen )

 W H Newman

Planning is deciding in advance what to be done, that is the plan, it is projected a course of action :  Perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan  ( Perencanaan sebagai suatu Keputusan )

Louis A . Allen

Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result.

JENIS/ UNSUR PERENCANAAN

( Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan)

T. Hani Handoko

Perencanaan adalah:

1. Pemilihan dan penetapan tujuan organisasi

2. Penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode,              sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

2.KARAKTERISTIK PERENCANAAN

a. Perenc. Meliputi identifikasi personal dan  organisasional

 b. Perenc. Berkaitan dengan kondisi pasti dan tidak pasti

 c. Perenc. Bersifat intelektual

 d. Perenc. Menyangkut hal-hal masa depan

 e. Perenc. Bersifat menembus dan   berkesinambungan

3. PEMBUAT PERENCANAAN

a. Panitia Perencana

b. Bagian Perencanaan

c. Tenaga Staff

4. a. TUJUAN  PERENCANAAN

Untuk memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi/ perusahaan.

   b. ALASAN DASAR PERENCANAAN

1. Protective benevit (pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

2. Positive Benevit ( Meningkatkan   sukses pencapaian tujuan organisasi/ perusahaan)

5. MANFAAT PERENCANAAN

Manfaat dari perencanaan ada 10, antara lain:

1.     Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

2.     Membantu kristalisasi persesuaian masalah-masalah utama

3.     Memungkinkan manajer memahami gsmbaran operasi keseluruhan dengan jelas

4.     Membantu penempatan tanggungjawab yang lebih tepat

5.     Sebagai pengukur hasil yang dicapai

6.     Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi

7.     Memudahkan melakukan koordinasi antar bagian

8.     Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami

9.     Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

10.  Menghemat waktu, usaha dan dana

6. UNSUR-UNSUR PERENCANAAN (kegiatan)

MANULLANG, ada 5 W+1 H:

What        : Tindakan apa yang dikerjakan

Why         : mengapa tindakan harus dikerjakan

Where      : Dimana tindakan harus dikerjakan

When       : Kapan tindakan harus dikerjakan

Who         : Siapa yang mengerjakan tindakan

How         : Bagaimana cara mengerjakan     tindakan

G.R. TERRY, ada 8:

1. tujuan

2. kebijakan

3. prosedur

4. metode

5. standar

6. budget

7. program

8. tekno-faktor *

LOUIS A. ALLEN

1.Forecasting

2.Establishing Objectives

3.Programming

4.Schedulling

5.Budgetting

6.Developing procedure

7. Establishing and  interpreting policy

Fungsi Perencanaan serta fungsi/ kegiatan manajerial lainnya saling berhubungan, saling bergantung dan berinteraksi.

7.     HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN

FUNGSI LAIN

Perencanaan merupakan fungsi yang paling dasar dan ‘’ meresap’’ ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya

8  KELEMAHAN PERENCANAAN

1.        Perencanaan cenderung menunda kegiatan

2.        Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

3.        Hasil yang baik kadang diperoleh dari penyelesaian situasi individual dan penanganan saat masalah terjadi

4.        Ada rencana yang tidak diikuti dengan cara2 yang konsisten

5.        Membetasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

6.        Memiliki hambatan psikologis

7.        Memerlukan biayan yang cukup banyak

8.        Kadang mempunyai keterbatasan dalam hal ketepatan

9.        Informasi (data) dan fakta mengenai masa yang akan datang

B. SYARAT PERENCANAAN YANG BAIK/ EFEKTIF

1.     Memakai kata-kata yang sederhana dan terang

2.     Hasil pemilihan beberapa alternatif

3.     Realistis dan ekonomis

4.     Didasarkan atas pengalaman, pengetahuan dan intuisi

5.     Disertai partisipasi

6.     Memperhitungkan segala kemungkinan

7.     Fleksibel

8.     Mendayagunakan secara maksimal fasilitas yang tersedia

9.     Dinamis

10.  Dapat menjadi landasan bagi fungsi-fungsi manajemen yang lain

11.  Cukup waktu

12.  Didasarkan atas penelitian

D. MACAM PERENCANAAN

Walau proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap

manajer, namun dalam prakteknya perencanaan dapat mengambil bentuk yang berbeda-beda:

1.     Perbedaan tipe organisasi, mempunyai perbedaan misi dimana pendekatan perencanaan yang diinginkan berbeda pula

2.     Perbedaan waktu

3.     Manajer yang berbeda mempunyai perencanaan yang berbeda pula

4.     5 dasar pengklasifikasian rencana

1. A.D Bidang Fungsional

a.Rencana Produksi ,meliputi : perencanaan kebutuhan bahan, skedulling produsi, jadwal pemeliharaan mesin,dll

b. Rencana keuangan

c. Rencana Personalia

d. Rencana Pemasaran, meliputi: target penjualan, program promosi, dll

2. A.D. Tingkat Organisasional

a.  keseluruhan organisasi    

b. Satuan-satuan kerja organisasi

 Catt: ‘a’ lebih komplek dari perenc. ‘b’

3. A.D. Karakteristik Rencana, meliputi faktor:

a. Kompleksitas - biaya

b. Fleksibilitas - Rasionalitas

c. Keformalan - Kuantitatif

d. Kerahasiaan - Kualitatif    

4. A.D. Waktu

a.  Jangka Pendek

b. Jangka Menengah

c. jangka Panjang

Catt: “ semakin lama rentangan waktu antara prediksi dan kenyataan, kemungkinan kesalahan semakin besar”

5. A.D. Unsur Rencana

a.  Anggaran

b. Program

c. Prosedur

d. Kebijaksanaan, dll

2 TIPE UTAMA RENCANA

1.     RENCANA STRATEGIK

      Adalah : Proses pemilihan tujuan, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik, menetapkan metode yang diperlukan untuk menjamin strategi dan kebijakan yang telah diimplementasikan

2.     RENCANA  OPERASIONAL (Penguraian terperinci bagaimana Rencana Operasional akan dicapai)

      a. TIPE RENCANA SEKALI PAKAI (Single Use   Plan)

      Dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu, tidak digunakan lagi apabila tujuan sudah tercapai.

      b.  RENCANA TETAP (Standing Plan)

Program meliputi seperangkat kegiatan yang relatif luas

Program memperlihatkan:

1.        langkah utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan

2.        Unit atau anggota organisasi yang bertanggungjawab untuk setiap langkah

3.        Urutan serta pengaturan waktu dari setiap langkah

Proyek merupakan bagian dari program yang lebih kecil dan terpisah

Setiap proyek mempunyai lingkup yang terbatas dan petunjuk2 yg jelas yang menyangkut tugas dan waktu

Anggaran merupakan pernyataan mengenai sumberdaya keuangan yang disediakan untuk kegiatan-kegiatan tertentu selama periode tertentu,  Hal ini Merupakan alat pengendali kegiatan organisasi, merupakan komponen penting dari program dan proyek.

Pendekatan - pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan terjadi berulang-ulang.

PERENCANAAN STRATEGIS

A.    PENGERTIAN

Perencanaan Strategik merupakan proses perencanaa jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.

B. PENTINGNYA PERENCANAAN STRATEGIK

(a) Tani Handoko:

1. Perencanaan Strategik memberikan kerangka dasar dalam semua  bentuk perencanaan lainnya harus diambil

2. Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya

3. Perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.

(b) A.F. Stoner:

1. Organisasi berfungsi lebih baik

    Perencanaan Strategik membantu mengembangkan konsep yang jelas  mengenai organisasi/ perusahaan yang pada gilirannya hal ini memungkinkan manajemen untuk merumuskan rencana dan kegiatan lebih menedekatkan organisasi pada tujuan

2. Kemampuan menanggapi lingkungan yang selalu berubah.

C. CIRI-CIRI PERENCANAAN STRATEGIK

1. Menjawab ‘’Pertanyaan Dasar’’,

     misal : Dibidang apa kita bergerak dan dibidang apa seharusnya bergerak- ‘’siapa pelanggan kita sekarang dan siapa yang seharusnya menjadi pelanggan kita?’’

2. Memberi kerangka kerja untuk perencanaa yang lebih terinci dan untuk keputusan harian

3. Melibatkan kurun waktu yang lama dibanding perencanaan lainnya

 4. Membantu menfokuskan energi dan sumber daya perusahaan  padakegiatan dengan prioritas yang utama

5. Keterlibatan manajemen puncak

D. PROSES PERENCANAAN STRATEGIK

1. Pemilihan tujuan perusahaan

2. Penentuan kebijakan dan program untuk mencapai sasaran tertentu dalam   rangka mencapai tujuan

3. Penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis tersebut terlaksana.

PERENCANAAN STRATEGIS

1. PENGERTIAN STRATEGI

A. STRATEGI     

* Perspektif apa yang dilakukan  MENYANGKUT    Peran Aktif Manajer

  Merupakan program yang luas untuk mendefinisikan dan mencapai tujuan organisasi   dan melakukan misinya.

* Perspektif apa yang akhirnya dilakukan MENYANGKUT   Manajer Reaktif

 Merupakan pola tanggapan organisasi yang dilakukan terhadap lingkungannya   sepanjang waktu.

B. CIRI-CIRI STRATEGI ROBERT Y. HAYES DAN STEVEN CW

1.Wawasan waktu (Time horizon)

Kegiatan waktu yang akan datang untuk melaksanakan kegiatan dan mengamati    dampak

2. Dampak (Impact)

Walaupun hasil strategis tidak tampak dalam waktu yang panjang, dampak    akhirnya pasti ada.

3. Pemusatan upaya (Concentration of effort), mencakup:

Upaya, kegiatan dan perhatian terhadap rentang sasaran yang sempit.

4. Pola keputusan (Patern of decision)

 Strategi mensyaratkan sederetan keputusan tertentu yang harus diambil sepanjang waktu, secara konsisten.

5. Peresapan ( Pervasiveness)

Stretegi mencakup spektrum yang luas mulai dari proses alokasi sumber daya sampai dengan  kegiatan organisasi harian.

C.  CARA MERANCANG STRATEGI ( Mitzberg )

1. CARA ENTERPRENEUR:

- Manajer mangambil keputusan berani dan penuh resiko atas dasar intuisi dan pengalaman

- Motivasi: Pertumbuhan konstan

- Perencanaan strategi, mencari peluang baru oleh rencana pribadi pimpinan, bukan oleh peraturan

2. CARA  ADAPTIF  (teknik yang berliku-liku):

-  Menanggapi setiap situasi yang muncul

-  Maju secara hati-hati dengan langkah kecil dan terputus

-  Bertahan menghadapi pesaing

3. CARA PERENCANAAN (Planning mode)

-  Memberi kerangka pedoman- pedoman penunjuk arah yang tegas

-  Perencana tingkat puncak mengikuti prosedur sistemik untuk menganalisis lingkungan dan perusahaan hingga dapat dikembangkan rencana untuk bergerak kemasa depan.

4. INKREMENTALISME LOGIS

Merupakan sintesis ke tiga cara diatas

Faktor Pembeda	PERENCANAAN OPERASIONAL	PERENCANAAN STRATEGIK
1. Pusat Bahasan	Masalah-masalah  pengoperasian	Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang
2. Sasaran	Laba sekarang	Laba diwaktu yang akan datang
3. Batasan	Lingkungan SD sekarang	Lingk. SD yang akan datang
4. Hasil yang diperoleh	Efisiensi dan stabilitas	Pengembangan potensi mendatang (efektifitas)
5. Informasi	Dunia bisnis sekarang	Kesempatan diwaktu yang akan datang
6. Organisasi	Birokrasi/  stabil	Kewiraswastaan/ fleksibel
7. Kepemimpinan	Konservatif	Mengilhami perubahan radikal
8. Pemecahan masalah	Berdasar pengalaman masa lalu Resiko Rendah	Antisipasi, menemukan pendekatan-2 baru Resiko Tinggi
9. Perencana	Manajemen tingkat bawah	Manajemen tingkat atas

D. PERBEDAAN PERENCANAAN STRATEGIK DAN PERENCANAAN OPERASIONAL

E. KEUNGGULAN PERENCANAAN STRATEGIS

1.     Memberi pedoman konsisten bagi kegiatan perusahaan:

a. tujuan telah ditentukan

      b. cara mencapainya ditentukan pula

c. dalam proses perencanaan telah diantisipasi masalah

2.     Membantu manajer melihat adanya peluang beresiko dan peluang

      Analisis dalam Perencanaan sosial memberi informasi sehingga pengambilan keputusan tepat

3.      Mengurangi kemungkinan kesalahan karena perencanaan soaial didasarkan atas penelitian seksama atas sasaran, tujuan dan strategi.

F. KELEMAHAN PERENCANAAN STRATEGIS

1.     Membengkaknya birokrasi

2.     Investasi yang besar dalam waktu, uang dan manusia

3.     Cenderung membatasi perusahaan pada pilihan yang paling rasional dan tanpa resiko, sehingga sering membuang peluang yang menarik.

G. TINGKATAN-TINGKATAN STRATEGI  (Thomson dan Strickland)

1. TINGKAT PERUSAHAAN (Korporasi)

      *  Dirumuskan mjnr  puncak perusahaan yang memiliki lebih dari satu lini usaha.

      *  Memusatkan perhatian pada tindakan organisasi secara keseluruhan dan yang sebaiknya dilakukan setiap kegiatan bisnis dalam organisasi.

TINGKAT UNIT BISNIS

      *  Mengelola kepentingan dan operasi unit bisnis tertentu

*  Strategi  ini berupaya menentukan pendekatan apa yang sebaiknya diambil unit bisnis untuk pasarnya dan bagaimana sebaiknya bisnis dilakukan dengan sumber daya dan kondisi pasarnya.

3.     TINGKAT FUNGSIONAL

*  Menciptakan kerangka kerja untuk manajemen fungsi, sehingga      mereka sesuai dengan strategi tingkat unit bisnis.

“ Gerakan dari 1 ke 3 akan membuat rencana menjadi lebih terinci dan khusus ”

                           

 

                                                                                                                                                                                     

I. PENDEKATAN TERHADAP PERENCANAAN STRATEGIS FORMAL

Arthur A. Thompson dan A.J. Strickland mengemukakan 4 pendekatan dasar terhadap perencanaan strategis yang formal:

1.  PENDEKATAN DARI BAWAH KE ATAS (Bottom up approach)

                Merupakan prakarsa untuk merumuskan strategi yang dilakukan oleh berbagai unit atau divisi perusahaan dan kemudian disampaikan ke atas untuk dissatukan pada tingkat korporasi (kantor pusat).

Strategi korporasi merupakan gabungan dari rencana-rencana divisi.

Kelemahan: Strategi korporasi merupakan perpaduan yang tidak berkaitan, yang hanya mencerminkan tujuan divisi.

2. PENDEKATAN DARI ATASKE BAWAH (Top down approach)

                Merupakan prakarsa yang dilkakukan oleh eksekutif puncak tingkat korporasi, yang merumuskan strategi terpadu dan terkoordinasi, dengan nasehat dari para manajer tingkat yang lebih rendah.

Strategi menyeluruh ini digunakan untuk menetapkan tujuan dan mengevaluasi prestasi kerja setiap unit usaha.  

3. PENDEKATAN INTERAKTIF (Interactive approach)

Merupakan jalan tengah dari dua pendekatan sebelumnya.

Eksekutif perusahaan dan manajer tingkat yang lebih rendah mengembangkan strategi dengan cara konsultasi satu sama

lain, dengan membuat mata rantai  antara tujuan perusahaan yang lebih luas dan pengetahuna manajer yang terinci mengenai situasi-situasi khusus.

 4. PENDEKATAN TINGKAT GANDA ( Dual level approach)

Strategi dirumuskan secara independen pada masing-masing tingkat korporasi dan pada tingkat unit bisnis.

Semua unit membuat rencana sesuai denagn situasi khusus mereka dan rencana ini secara teratur ditinjau oleh manajemen korporasi.

Pada tingkat korporasi, perencanaan strategis adalah kontinyu dan dipusatkan pada sasaran perusahaan yang lebih luas: kapan membeli dan kapan meninggalkan suatu bisnis: bagaimana menanggapi persaingan dan lingkungan eksternal: prioritas apa yang akan ditetapkan pada berbagai unit perusahaan.

J.  PERENCANAAN STRATEGIS

1. Pada perusahaan besar:

a. Staf. Perencana (Pembuat)

b. Presiden Direktur (staf Perencana sebagai Katalisator)

2.  Pada perusahaan kecil:

a. Ciri-cirinya antara lain:

1. Menghasilkan sedikit produk/ jasa

2. Sumber daya dan kemampuan terbatas

3.Tidak mempunyai prosedur formal untuk: memantau lingkungan, melakukan peramalan, mengevaluasi strategi yang sedang berjalan (informasi untuk merevisi/ menerapkan rencana strategis yang ada) 

4. manajemen dan staf dilatih sambil kerja; lebih mengandalkan pengalaman daripada prosedur sistematis

5. Pengurus dan saham dimiliki oleh kenalan/ keluarga pendiri.

b. Perencanaan strategis

1. tidak perlu mahal, rumit, kuantitatif, formal

    Pertimbangan, pengalaman, intuisi dan diskusi merupakan kunci keberhasilan perencanaan sosial

2. Perencanaan sosial merupakan suatu proses belajar (learning process)

3. Pada Perusahaan Nir- laba

a. Kritik:

1. Pelayanan diberikan tidak berwujud dan sulit diukur

2. Pengaruh pelanggan lemah

3. Komitmen pada organisasi lemah

4. Penyumbang sumber daya campur tangan

5. Ada kendala dalam penggunaan imbalan dan hukuman

6. Bergantung pada pimpinan ‘’mistis’’

b. Perencanaan sosial

Umumnya tidak mempunyai perencanaan sosial, tapi ada kecenderungan membuat perencanaan sosial dengan:

                - pengurangan dana

- terjunnya orang bisnis sebagai dewan penyantun

                - dll

K. HAMBATAN PERENCANAAN STRATEGIS FORMAL

1. Pengembangnya:

a. Konflik  antar proses perencanaan yang formal dan gaya manajemen

b. Ketidaktepatan perencanaan formal bagi perusahaan kecil

                 c. Biaya besar

d. Penekanan yang berlebihan pada segi kuantitatif

e. Kerawanan perencanaan strategis terhadap kejadian yang tidak diharapkan

kelima hal tersebut diatas dapat diatasi dengan :

1. Memilih tingkat formalitas yang tepat

2. Menghilangkan hal-hal yang tidka perlu

3. Menekankan fleksibilitas

2. Implementasi efektif:

1. Tidak diterima oleh setiap manajer

2. Tidak dipahami oleh staf perencana

3. Ada manajer yang tidak dilibatkan

4. Tanggungjawab utam perencanaan diserahkan kepada staf

5. Rencana jangka panjang dianggap tidak dapat dirubah

6. Pemilihan rencana yang rumit dan mahal

7. Rencana yang baik diabaikan

8. Forecast dan anggaran dikacaukan perencanaan

9. Informasi tidak memadai

10. Manajer yang sangat terlibat dalam hal-hal kecil

Hambatan semua point di atas melibatkan kesalahan persepsi, pendidikan, dan implementasi.                           

Bisa diatasi dengan:  Mengajarkan semua proses perencanaa kepada semuamanajer dan melibatkan mereka dalam proses tersebut

.