MANAJEMEN ORGANISASI

MATERI

1.     Pendahuluan

1.1.MengapaManajemen dibutuhkan

1.2. Manajer dan Manajemen

1.3. Pengertian Manajemen

1.4. Perkembangan Ilmu Manajemen

2. Perencanaan  ( Planning )

2.1. Hakikat Perencanaan

2.2. Tujuan dan Strategi

2.3. Perencanaan Strategi

2.4.Mengefektifkan Perencanaan dan Strategi

3. Pengorganisasian ( Organizing )

3.1. Hakikat Pengorganisasian

3.2. Struktur Organisasi

3.3. Desain Organisasi

3.4. Desain Pekerjaan

4. Penyusunan Personalia ( Staffing )

4.1. Hakikat Penyusunan Personalia

4.2. Fungsi-fungsi dalam Penyusunan Personalia

4.3. Manajemen Karier

4.4. Penilaian Manajer

4.5. Pengembangan Organisasi

5. Pengarahan ( Directing )

5.1. Hakikat Pengarahan

5.2. Kepemimpinan

5.3. Komunikasi dan Motivasi

5.4. Dinamika Kelompok

6. Pengkoordinasian ( Coordinating )

7. Pengendalian/ Pengawasan ( Controlling )

7.1. Hakikat Pengandalian

7.2. Sistem, Proses dan Teknik Pengendalian

7.3. Pengendalian Manajemen

7.4. Pengendalian Operasional

7.5. Sistem Informasi Manajemen

Referensi:

1.     Tani Handoko, Manajemen, BPFE, Edisi 2, Yogyakarta, 1986

2.     James AF Stoner, Management, 3^rd edition, PrenticeHall International,inc, 1986 atau terjemahan.

3.     Harold Koontz, Cyril O Donnel and Heinz Weihrich, Management, 3^rd Edt,Mc Graw-Hill International Edition, 1986 atau terjemahan

MENGAPA  MANAJEMEN DIBUTUHKAN ?

MANUSIA PUNYA KEINGINAN/ KEBUTUHAN

REALITAS:

KETERBATASAN/ KELANGKAAN : KEMAMPUAN INDIVIDUAL & SUMBER DAYA ( 5M+1I ) 

                                                                                      

BUTUH  ORGANI SASI/ PERUS AHAAN/ INSTANSI

HARUS ADA MANAJEMEN

AGAR TUJUAN TERCAPAI

 

KESEIMBANGAN BERBAGAI  TUJUAN                                        EFEKTIF DAN EFISIENSI

ARTI DAN DEFINISI MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN

Manajemen=Management (Bahasa Inggris)

*  To Manage (Bahasa Latin “Manus” yg artinya tangan)

*  Ketatalaksanaan

*  Manajemen / Pengurusan

Manajemen pasti diperlukan oleh setiap jenis organisasi. Setiap orang pasti terlibat dalam organisasi : sekolah, RT, Pemuda, Militer, Perusahaan, Yayasan, dll.

Mengapa Manajemen dibutuhkan???

Alasan utama dibutuhkannya manajemen (arti pentingnya):

1.     Untuk mencapai tujuan organisasi maupun Pribadi

2.     Untuk menjaga keseimbangan tujuan yang beda antara pemilik, manajer, karyawan, pemasok, pemerintah, dsb

3.     Untuk mencapai  efektifitas dan efisiensi

EFEKTIFITAS   > Kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/ peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan.

 > Memiliki pekerjaan yang benar ‘’doing the right things’’ ( Peter Drucker )

EFISIENSI        >  Kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, rasio antara output dengan input, “doing things right”

“EFEKTIFITAS LEBIH PENTING DARI EFISIENSI”          ( Peter Drucker )

B. DEFINISI MANAJEMEN

Mary Parker Follet : Seni dalam menyelesaikan pekerjaan     melalui orang lain

James AF Stoner    : Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggu naan sumber daya-sumber daya   organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yg telah ditetapkan. 

Seni     : Manajemen adalah kemampuan dan keterampilan pribadi, jadi kemampuan manajerial merupakan bakat.

Proses : Cara sistematis untuk melakukan pekerjaan: manajemen merupakan ilmu,   Jadi dapat dipelajari

Sumber daya: Faktor Produksi, meliputi 6M, yaitu:    Man, Machine, Money,  Meterials, Methode and Market

6M disebut juga “sarana manajemen” (tools of management)

MANAJEMEN :Bekerja dengan orang-orang untuk menen tukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencana an, pengorganisasian,, stafting, pengerahan dan kepemim pinan (leading) dan pengawasan.

C. MANAJEMEN SEBAGAI PROFESI

Kriteria Profesi ( Edgar H Schein) :

1.     Profesioanal membuat keputusan atas dasar prinsip umum (adanya pendidikan, kursus dan program latihan formal)

2.     Profesioanal memperoleh status karena mencapai standar prestasi kerja tertentu bukan  atas dasar kriteria yang lain

3.     Profesional harus ditentukan oleh kode etik yang kuat dengan disiplin untuk kliennya.

4.     Pengabdian dan keterikatan (Borje D Sexberg)

D. MANAJEMEN DAN MANAJER

1. Pengertian Manajer

Adalah setiap orang yang mempunyai tanggungja- wab atas bawahan dan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya( 6 M )

2. Klasifikasi Manajer

a. Klasifikasi Manajer Menurut  Tingkatan

1.     Top Manager : Sebutan-sebutan: Presdir, Wakadir, Sekper, Kepala Perwakilan

2.     Midle Manager : Sebutan-sebutan : Kepala Departemen, Mana jer Cabang, Kepala Pengawas

3.     First Line Manager: Sebutan-2 : Manajer Umum, Penyelia, Mandor, Supervisor

4.     Non Manager

 b. Klasifikasi Manajer Menurut Kegiatan dlm Organisasi

1. Manajer Fungsional

Adalah manajer yang mempunyai  tanggung jawab  hanya atas satu kegiatan organisasi

2. Manajer Umum/ lebih tinggi anajer Fungsional

Adalah manajer yang mengatur, mengawasi, dan  bertanggungjawab atas satuan     kerja  keseluruhan

3.Kegiatan Manajer, meliputi :

A. Tugas Manajer

B. Kegiatan Manajer

C. Peranan Manajer

D. Keterampilan Manajer

E. APA YANG DILAKUKAN PARA MANAJER ?

1. Menjalankan Fungsi manajemen, meliputi:

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pemimpinan

4. Pengendalian

2. Menjalankan peran manajemen, meliputi:

1. hubungan antar pribadi

2. Informasional

3. Pengambilan keputusan

3. Menjalankan keterampilan manajeman, yaitu:

1. Konseptual

2. Kemanusiaan

3. Administratif

4. Teknis

4. Menjalankan aktivitas manajerial, meliputi:

1. Manajemen tradisional

2. Komunikasi

3. Manajemen SDM

4. Membuat jaringan

1. MENJALANKAN FUNGSI MANAJEMEN

A.    PERENCANAAN/ PLANNING, Meliputi:

      1. Penetapan tujuan

      2. Penegakan strategi

3. Pengembangan rencana untuk  mengkoordinasikan kegiatan

B. PENGORGANISASIAN/ ORGANIZING, meliputi;

      1. Penetapan tugas yang harus dikerjakan

      2. Siapa yang harus mengerjakan

      3. Bagaimana tugas dikelompokkan

      4. Siapa melapor kepada siapa

      5. Dimana keputusan harus diambil

C.     PEMIMPINAN/ DIRECTING, meliputi:

      1. Memotivasi bawahan

      2. Mengarahkan bawahan

3. Menyeleksi saluran komunikasi paling efektif

      4. Menyelesaikan konflik-konflik

PENGENDALIAN/ CONTROLLING, meliputi:

1. Memantau kegiatan-kegiatan untuk pastikan kegiatan bisa dicapai sesuai rencana

2. Mengoreksi setiap penyimpangan yang berarti

PERANAN-2 YANG DIMAINKAN PARA MANAJER

                                 

KEGIATAN-KEGIATAN YG DILAKSANAKAN MANAJER

KEGIATAN INTERAKSIONAL

Peranan antar pribadi

Peranan Informasional

Peranan pembuatan keputusan

KEGIATAN ADMINISTRATIF

Pemrosesan kertas kerja, penyiapan & administrasi anggaran monitoring, kebijakan & prosedur pemeliharaan stabilitas operasional

KEGIATAN TEKNIS

Pekerjaan dengan peralatan-peralatan, pemecahan masalah teknis, pelaksanaan fungsi- fungsi teknis

KEGIATAN  PRIBADI

Pengaturan waktu, pengembangan kemampuan pribadi, keterlibatan dengan kehidupannya sendiri

TUGAS-2 PENTING YG DILAKSANAKAN MANAJER

1.     Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain

2.     Manajer memadukan &  menyeimbangkan tujuan-2 yang saling

3.     bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas

4.     Manajer bertanggungjawab dan mempertang gungjawabkan

5.     Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual

Untuk menjadi pemikir yang analitis, manajer harus mampu merinci dan memisah-misahkan suatu masa lah menjadi komponen-komponen masalah, menga nalisa komponen-komponen tersebut kemudian mencari penyelesaian yang layak dengan akurat

6.     Manajer adalah seorang mediator

7.     Manajer adalah politisi

8.     Manajer adalah seorang diplomat/representasi organisasi

9.     Manajer mengambil keputusan-keputusan kritis

KETRAMPILAN MANAJERIAL

1.     KETERAMPILAN KONSEPTUAL

☻Merupakan kemampuan mental untuk mengko ordinasikan dan menginterpretasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi

Mencakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami hubungan antara bagian yang saling bergantung serta  mendapatkan,   menganalisa & menginter pretasikan informasi yg ditrima dr berbagai sumber.

2.     KETERAMPILAN KEMANUSIAAN

☻Merupakan kemampuan untuk kerjasama, memahami, dan memotivasi orang lain ( baik perorangan maupun kelompok )

3.     KETERAMPILAN ADMINISTRATIF

☻ Merupakan keterampilan yang berkaitan dengan fungsi manajemen (POACC)

Mencakup juga kemampuan untuk mengikuti kebijakan dan prosedur, mengelola dengan anggaran terbatas, dsb.

4.     KETERAMPILAN TEKNIK☻Merupakan kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur,teknik dalam bidang tertentu, dsb. (menerapkan pengetahuan/ keahlian spesialisasi.

KEGIATAN MANAJERIAL

Pada umumnya setiap manajer melakukan 4 kegiatan manajerial, antara lain:

1.     MANAJEMEN TRADISIONAL

      Kegiatan pengambilan keputusan, merencana kan dan menegendalikan (controlling)

2.     KOMUNIKASI

      Mempertukarkan informasi rutin dan mempro ses dokumen

3.     MANAJEMEN SDM

Memotivasi, mendisiplinkan, mengelola konflik, pengisian staff / penempatan dan melatih

4.     MEMBENTUK JARINGAN

      Bersosialisasi, berinteraksi denagn orang-orang luat, ‘’berpolitik’’

PERSENTASE HARI KERJA  YG DIGUNAKAN MANAJER  PD BERBAGAI MACAM TUGAS

Penelitian  TA Mahoney, TH Jerdee & SJ Carroll Thd 452 Manajer Seluruh Tingkatan pada 13 Perusahaan dg karyawan  100 s.d 4000 orang

FUNGSI	% DARI HARI KERJA
PENGAWASAN	28,4
PERENCANAAN	19,5
PENGKOORDINASIAN	15,0
PENILAIAN	12,7
PENYELIDIKAN	12,6
PERUNDINGAN	6,0
PENYUSUNAN KEPEGAWAIAN	4,1
PERWAKILAN	1,8

F. PROSES MANAJEMEN

Sesuatu yang rumit akan dapat dipahami dengan lebih mudah apabila diuraikan dalam rangkaian bagian atau fungsi yang membentuk proses keseluruhan, inilah yang disebut MODEL

 MODEL : Penyederhanaan keadaan nyata yang diinginkan untuk  menyampaikan hubungan yang rumit dengan cara yang mudah  dipahami.

Model ( Kegiatan utama ) manajemen meliputi :

Perencanaan,pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian. (disebut juga “proses manajemen’’)

PROSES/ LANGKAH PLANNING

1. Memilih sasaran organisasi

2. Menetapkan tujuan bagi sub-sub organisasi (divisi, departemen, dst)

3. Menyusun program untuk dapat mencapai tujuan dengan cara yang sistematis

PERENCANA

1.     TOP MANAJER, untuk organisasi keseluruhan dan jangka waktunya 5-10 th

2.     MIDDLE/LOW MANAJER, jangka waktunya lebih pendek.

PERENCANAAN adalah:

1.     Pemilihan/ penetapan tujuan-tujuan organisasi

2.     Penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

JENIS PERENCANAAN

Meliputi kegiatan penetapan:

1.     Visi Organisasi : Impian, capaian ideal

2.     Misi : penjabaran dari visi yang membeda kan sebuah organisasi dgn organisasi lain.

3.     Tujuan ( dinyatakan dalam dimensi kualitatif )

4.     Sasaran ( dinyatakan dalam dimensi kuantitatif, mengandung unsur : SMART ( Spesific, Measu rable, Attainable,  Rational, Time Zone/Bound)

1.     Rencana operasional, yang meliputi:

      A. Rencana sekali pakai:

1. Program

2. Proyek

3. Anggaran

      B. Rencana Tetap:

1. Kebijakan ( Policy )

2. Prosedur  ( SOP ) 

3. Metode

4. Standar

5. Peraturan

6. Tata tertib

2. Rencana Strategis

ORGANIZING/ Pengorganisasian

Bila manajer telah menetapkan tujuan dan membuat rencana untuk mencapainya, ia harus segera merancang dan mengembangkan orga nisasi yang akan dapat melaksanakan program itu dengan baik.

PENGORGANISASIAN  adalah:

1.     Penentuan SD dan kegiatan yang dibutuh kan untuk mencapai tujuan organisasi

2.     Perancangan dan pengembangan suatu or ganisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawanya ke arah tujuan

3.     Penugasan tanggungjawab tertentu

4.     Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu untuk melaksanakan tugas nya

PENGARAHAN (Leading, directing, motivating, actuating )

Setelah rencana dibuat, struktur organisasi dibentuk, staf direkrut dan dilatih, langkah berikutnya adalah mengatur pergerakan maju menuju tujuan yang ditentukan.

FUNGSI Pengarahan mencakup upaya mengajak anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dalam cara yang akan membantunya (manajer) mencapai tujuan.

Bila fungsi Planning and Organizing lebih banyak menyangkut aspek abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi (bersifat konkrit)

  

PENGENDALIAN/ PENGAWASAN

“Semua fungsi sebelumnya tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan”

Pengawasan/ pengendalian adalah:

Penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

MACAM PENGAWASAN:

1.     Positif

      Untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai denagn efektif dan efisien.

2.     Negatif

       Mencoba menjamin kegiatan yang tidak diinginkan untuk tidak terjadi.

UNSUR PENGAWASAN:

1.     Penetapan standar pelaksanaan

2.     Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan

3.     Pengukuran pelaksanaan nyata dan emmbandingkan dengan standar

4.     Pengambilan tindakan koreksi apabila pelaksanaan menyimpang dari standar.